Concepto

El acta es el documento que refleja los acuerdos y decisiones que la Comunidad va adoptando.

 

La ley exige que los acuerdos adoptados por la Junta de propietarios se plasmen en un acta, que después será recogida en un libro, denominado “libro de actas“.

 

El contenido del acta de la Junta de propietarios viene establecido en el arículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal. 

Este articulo recoge los requisitos considerados mínimos. La ausencia de alguno estos elementos esenciales en el acta de la Junta de propietarios conllevá su ineficacia.

 

El Secretario de la Comunidad, o aquél que haga sus veces, será el encargado de redactar el acta.

 

Además, el acta debe redactarse sin errores para evitar futuras impugnaciones.

 

Contenido del acta (art. 19.2 LPH)

 

1º.-  La fecha y lugar de celebración de la Junta.

2º.- Si la Junta se ha celebrado en primera convocatoria, o en segunda convocatoria. Es importante para la validez de acuerdos, ya que la ley de propiedad horizontal exige unas u otras mayorías dependiendo de si la Junta se ha celebrado en primera o en segunda convocatoria.

3º.-  El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido. La Junta de propietarios se reunirá cuando lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación.

4º.-  Su carácter ordinario o extraordinario.

5º.-  Redacción de todos los asistentes. En este listado deberá hacerse constar si lo hacen personalmente o a través de representación. Es importante hacer constar en el acta las ausencias que se vayan produciendo durante la celebración de la Junta a los efectos del resultado de las votaciones y de posteriores impugnaciones.

6º.- Los propietarios que están privados del derecho de voto por no estar al corriente en el pago de los gastos comunes.

7º.- El orden del día de la reunión. Deberá hacerse constar todos y cada uno de los puntos que figuraban en la convocatoria para la reunión. No se puede adoptar ningún acuerdo que no figure en la convocatoria, salvo que en la reunión estén presentes todos los copropietarios.

8º.-  Los acuerdos adoptados. Debe hacerse constar de manera clara y precisa cada uno de los acuerdos que se adopten. Asimismo se hará constar el número de votos de cada uno de los acuerdos. La LPH establece que en el acta deberá incluirse los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los acuerdos, así como de las cuotas de participación que representen, cuando ello fuese relevante para la validez del acuerdo.

 

Firma del acta

Una vez redactado el ata se procederá a su firma por el Secretario y el Presidente en el mismo día o dentro de los diez días naturales siguientes (art. 19.3 de la LPH.).

 

La firma supone el cierre del acta y de su contenido.

 

Si se trata de la primera acta que celebra la Comunidad de Propietarios, ésta deberá ser firmada por quien en la misma haya actuado como Presidente o Secretario.

 

En el supuesto de que se trate de Juntas en las que se procede al cambio de tales cargos directivos, serán los que cesan en su cargo, los que efectivamente han presidido la Junta, los que deben firmar. Si el Presidente saliente se niega a ello, no será posible que firme el nuevo, que no presidió, siendo suficiente la firma solamente del Secretario, o en su caso del presidente si el que se negase fuese segundo, haciendo constar las circunstancias concurren a estos efectos.

 

La firma determina que los acuerdos que se hayan adoptado sean ejecutivos, con independencia de las impugnaciones que se puedan efectuar y de su posible suspensión si el Juez competente lo acordara así.

 

Notificación o publicidad del acta

El contenido del acta de la Junta de propietarios se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado 3º del art. 19 de la LPH. que establece un plazo de diez días naturales siguientes a la reunión, exclusivamente para cerrar el acta con las firmas del Presidente y de Secretario, pero no para remitir la misma a los distintos propietarios. Es decir, la ley no determina plazo alguno para el cumplimiento de este último requisito, aunque razones de prudencia indican que tal remisión deberá efectuarse una vez firmada y cerrada aquélla, salvo que alguna causa pudiese justificar la dilación.

 

Esta notificación ha de hacerse utilizando el sistema del art. 9 h), pudiendo llegar a bastar, por lo tanto, con la colocación de un ejemplar del ac ta en el tablón de anuncios de la Comunidad para que sirva de comunicación a todos los titulares que no les haya llegado por la vía ordinaria.Por último, el acta de la Junta de propietarios se incorporará al Libro de Actas de la Comunidad.

 

El artículo 19,4 LPH establece la obligación de conservar durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.